Slik planlegger du gruppeturer
Uansett om du planlegger en stor familietur, skoletur eller annen gruppetreff, må du være organisert fra starten. Før du begynner å planlegge turen, må du vite formålet og hvem som skal med. Kjøp et notatbok eller utvidbar arkivmappe for å holde oversikt over turer, priser og alt du trenger å gjøre under planleggingen. Avhengig av gruppestørrelsen må du starte planleggingen minst seks måneder på forhånd.
Instruksjoner
- Finn reisemålet sammen. Sett deg ned med gruppen og avgjør hvor dere vil dra, hva dere vil se, og hvilke mål dere forventer å oppnå. Hvis det er en skoletur, velg et sted hvor barna kan ha det gøy og lære. Planlegg å reise et sted historisk, som hovedstaden din, Washington D.C., eller et annet historisk sted. For kirkegrupper, velg et sted der gruppen kan både lære og hjelpe andre. For eksempel, gjør din misjonstur til et samfunn uten sterkt skolesystem og hjelp elever med lesing, matematikk og andre fag.
- Søk hoteller ved destinasjonen. Ring rundt og få informasjon og priser for tidspunktet og stedet du planlegger å reise som gruppe. Spør om gruppetariffer og spesialrabatter hvis dere er mer enn et visst antall personer og rom. Husk at noen reiseselskaper anser en gruppe som mer enn 15 personer. Sørg for at du har så mange som skal på turen før du ringer rundt for gruppetariffer.
- Finn lokale aktiviteter. Besøk et reisebyrå, bokhandel, bibliotek eller søk på nett etter ting å gjøre ved destinasjonen. Ring hotellet eller lokale Chamber of Commerce for aktiviteter i området. Gå gjennom materialet du har samlet og velg ut det som passer for din gruppe, og foreslå ideene til gruppen. Som gruppe, velg aktiviteter sammen så flest mulig blir fornøyde med turen.
- Bestem transportmåte. Bestem om dere skal reise med fly, buss, tog eller bil. Hvis dere reiser med fly, tog eller ikke-chartret buss, må dere vite hvordan gruppen skal bevege seg ved destinasjonen. Sjekk utleie og offentlige transportalternativer der.
- Skriv en reiseplan. Lag en oversikt over hendelser før og under turen. Gi gruppemedlemmer en timeplan for depositum, endelig betaling og siste mulige dag for å kansellere for refundering. Inkluder også en liste over aktiviteter, avreise- og ankomsttider under turen.
- Gjør reservasjoner. Når du har depositum, start med endelige hotell- og transportreservasjoner. Få bekreftelser fra reiseselskaper, hoteller og transport. Behold alle bekreftelser og liste over depositum fra hvert gruppemedlem i en egen mappe. Slik kan du se etter hvis noen spør hvor mye de fortsatt skylder for turen.
- Bestill turer og restaurantreservasjoner. Gå gjennom reiseplanen og lag en liste over turer og restauranter gruppen vil besøke med all kontaktinformasjon. Start å ringe alle bedriftene og avtal tider for turer og middag for gruppen.
