Slik setter du opp en bedriftsreisepolitikk som sparer penger

Hvis selskapet ditt gjør jevnlige forretningsreiser, vet du at reiser raskt kan bli en av de største kostnadene. Å opprette en bedriftsreisepolitikk er den beste måten å holde kostnadene nede og få ansatte på samme linje. En reisepolitikk sikrer at folk har grenser og retningslinjer å bruke når de planlegger reiser. I tillegg, med de riktige kontraktene på plass, kan selskapet ditt få rabatter og kickbacks til årets slutt. Hvor mye du kan få avhenger av hvor mye du reiser. Her er hvordan du setter opp en bedriftsreisepolitikk som gavner alle involverte.

Instruksjoner

1. Lag en liste over byene der firmaet ditt vanligvis driver forretning. Bestem hvilke flyselskaper som flyr til alle nødvendige destinasjoner. Kontakt hvert utvalgte flyselskap, og spør en representant om en bedriftskontrakt. Ved hjelp av firmaets tidligere reisebudsjett, estimer hvor mange reiser selskapet ditt gjør per år. Fortell salgsrepresentanten hvor mye penger selskapet ditt bruker på reiser. La ham vite antall estimerte reiser for det kommende året. Spør hva flyselskapet kan gjøre for dere hvis dere flyr utelukkende med deres selskap. Flyselskaper kan tilby et par sparealternativer. Kontakt flere flyselskaper og sammenlign. Regn ut, og bestem hvilket alternativ som gir største rabatt. Få avtalen skriftlig.
2. Gjenta forhandlingsprosessen med bil- og hotell-leverandører. Hold minst to av hver av bil- og hotell-leverandører. Du vet aldri når disse tingene kan bli overbooket.
3. Skriv det opp. Tildel en ansatt eller din bedriftsreisebyrå å skrive opp alle detaljene i dine nye reisepolicyer og prosedyrer. Sørg for at alle ansatte vet at de forventes å respektere dine forhandlede avtaler. Gjør det til en bedriftspolicy at reiser bestilles kun fra dine foretrukne leverandører. Finn en måte å håndheve dette ved å sjekke reiser, og ha et godkjenningsystem på plass. Du vil ikke overvelde ansatte dine ved å være for streng, men forklar grunnen til hvorfor alt dette bør følges for alles fordel.
4. Hold oversikt. Be de ulike reiseleverandørene om å levere deg et kvartalsvis rapport for å spore bruk. Be regnskapsavdelingen starte en database som logger alle reiserelaterte utgifter. Møt med ansatte som ikke følger policyen, og vektlegg viktigheten av kostnadsbesparelser. Ditt firma står for å spare tusenvis av dollar per år ved å følge en forhandlet reisepolicy.
5. Gjør bruk av et reisebyrå. Hvis du ikke har et reisebyrå på stedet, søk etter en byrå som spesialiserer seg på bedriftsreiser. Varsle din agent om dine foretrukne selskap og kontrakter. Din reiseagent kan da hjelpe alle ansatte dine når de bestiller bedriftsreiser. Dette vil bli verdsatt av ansatte dine siden det tar en mengde arbeid av ryggene deres, og det vil gi deg ro i å vite at din bedriftsreisepolicy håndheves.